STRUKTUR ORGANISASI PASCASARJANA
UIN MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG

Struktur Organisasi Pascasarjana 22

DIREKTUR

  1. Memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi.
  2. Merencanakan, melaksanakan dan mengembangkan visi, misi dan tradisi UIN Maliki Malang dalam lingkup kerja Pascasarjana, baik bidang akademik, administratif, maupun kemahasiswaan.
  3. Memimpin rapat-rapat dalam rangka pengambilan keputusan, merumuskan kebijakan, koordinasi dan pelaksanaan pekerjaan di proram Pascasarjana.
  4. Memimpin dan menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat, pembinaan tenaga dosen, tenaga teknis dan administratif serta pembinaan kemahasiswaan di lingkungan akademik.
  5. Mengawasi pelaksanaan tugas di semua unit garapan di lingkungan Pascasarjana.
  6. Memberikan laporan periodik atas pelaksanaan tugasnya.

WAKIL DIREKTUR

  1. Membantu Direktur memimpin pelaksanaan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
  2. Menetapkan dan merumuskan Visi dan Misi, Kebijakan, Sasaran , Program bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
  3. Melakukan pembinaan dan pelayanan teknis pada tenaga dosen, tenaga peneliti, dan pelaksanaan pengabdian masyarakat.
  4. Mengkordinasikan penyusunan program pendidikan dalam berbagai tingkatan dan bidang serta usaha pengembangan dan daya penalaran mahasiswa.
  5. Menyiapkan rencana kerjasama pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat dengan lembaga lain baik di dalam maupun luar negeri.
  6. Melakukan pemecahan dan penyelesaian masalah yang timbul di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
  7. Melaksanakan penilaian prestasi dan proses penyelenggaraan kegiatan di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
  8. Memberikan usul dan saran kepada atasan.
  9. Melaporkan proses dan hasil pelaksanaan tugas.
  10. Mewakili atasan langsung menghadiri undangan kegiatan atau rapat dinas yang berhubungan maupun tidak berhubungan langsung dengan tugas pokok dan fungsi serta di luar tanggung jawab sehari-hari sesuai arahan/disposisi.

KAPRODI

  1. Membuat konsep, Menelaah program kerja Program Studi, Mempelajari tugas ketua Program Studi sebelumnya, Membuat Rencana kerja Program Studi kedepannya, Mengkonsultasikan program kerja kepada pimpinan.
  2. Membuat Konsep rencana pengembangan Program Studi sebagai bahan masukan Direktur; Memetakan dosen yang ada di Program Studi sesuai dengan beban tugas dan keahliannya Memberikan bimbingan kepada mahasiswa.
  3. Mengkoordinasikan penyelenggaraan pendidikan/akademik, Mengkoordinasikan pembuatan SAP pengajaran, Menyusun/mengevaluasi beban tugas mengajar dosen setiap semester, Memonitor/mengevaluasi pelaksanaan kegiatan perkuliahan, Melaporkan secara tertulis atas kehadiran dosen dalam perkuliahan setiap bulan kepada pimpinan, Mengkoordinasi pelaksanaan ujian dan pengentrian nilai akhir.
  4. Mengajukan usul penugasan dosen wali atau kepenasehatan akademik kepada Direktur Melihat total jumlah mahasiswa sesuai dengan Program Studi, Melihat beban tugas setiap dosen, Membagi mahasiswa sesuai dengan jumlah dosen, Mengkoordinasi pelaksanaan konsultasi mahasiswa dengan pembimbing akademis.
  5. Mengajukan/Mengusulkan ke Direktur penugasan Dosen sebagai Dosen Pembimbing Tesis
  6. Mengajukan/Mengusulkan ke Direktur Jadwal Ujian Proposal Tesis dan Ujian Tesis
  7. Menyusun rencana biaya operasional program studi per tahun berdasarkan beban kerja program studi ketentuan yang berlaku untuk kelancaran kegiatan perkuliahan, Merencanakan kegiatan yang akan dilaksanakan Program Studi, Membuat SOP kegiatan yang akan dilaksanakan Program Studi, Membuat jadwal pelaksanaan kegiatan, Memonitoring/ mengevaluasi pelaksanaan kegiatan, Membuat laporan akademik sesuai dengan kegiatan yang telah dilaksanakan.
  8. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Program Studi sesuai dengan hasil yang telah dicapai sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas, Mendokumentasikan semua kegiatan yang dilaksanakan Program Studi, Memaparkan hasil kinerja Program Studi sesuai dengan pelaksanaan kegiatan yang telah dilakukan, Memberikan semua laporan hasil program kerja kepada pimpinan.
  9. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik tertulis maupun lisan.

SEKPRODI

  1. Membantu pelaksanaan tugas-tugas Kaprodi
  2. Melaksanakan tugas Kaprodi dalam penyelenggaraan dan pengembangan akademik dan keilmuan pada masing-masing program studi dan bertanggung jawab atas kelancaran dan keberhasilan pelaksanaan kegiatan akademik pada program studi masing-masing.
  3. Melakukan analisis dan proyeksi kebutuhan sumber-sumber belajar berupa literatur, naskah, media maupun kebutuhan tenaga pengajar yang memenuhi kualifikasi akademis
  4. Menganalisis, merencanakan dan melaksanakan berbagai upaya pemngembangan program studi, seperti penelitian, studi banding, maupun mengundang profesor tamu dan program-program sejenisnya.
  5. Merencanakan, mengatur dan mengotrol kegiatan akademik, baik program semester, tahunan, maupun program insidental, serta bertanggung jawab atas kelancaran, ketertiban dan keberhasilannya.
  6. Mengatur jadwal-jadwal pelaksanaan kegiatan akademik berupa perkuliahan dan bimbingan tesis penelitian dan ujian-ujian, baik untuk program semester , tahunan ataupun insidental.
  7. Menyiapkan dan menyampaikan laporan kepada Kaprodi mengenai pelaksanaan tugas dan kewajiban yang menjadi tanggung jawabnya.

KASUBAG TU

  1. Memimpin layanan administrasi kepegawaian, administrasi akademik, administrasi keuangan, administrasi kemahasiswaan, penyediaan sarana dan prasarana kegiatan akademik, kemahasiswaan, dan kepegawaian.
  2. Bertugas dan bertanggung jawab melaksanakan tugas administratif direktur, berupa ketatalaksanaan kantor.
  3. Melaksanakan administrasi dan Urusan Urnum, perlengkapan, keuangan, kepegawaian dan pendidikan di program Pascasarjana
  4. Melaksanakan administrasi, keuangan dan kepegawaian, urnum dan perlengkapan, , pendidikan, kemahasiswaan dan alumni
  5. Membantu dan memfasilitasi proses administratif dan ketatalaksanaan yang diperlukan dalam rangka memperancar pelaksanaan tugas-tugas direktur, Wakil Direktur dan Ketua Program
  6. Membuat usulan dan mengatur berbagai macam pembayaran gaji/kompensasi/honorarium pelaksanaan kegiatan akademik pada periode bulanan/semester/tahunan.
  7. Merencanakan, mengatur dan mengontrol penggunaan berbagai fasilitas dan peralatan kantor program Pascasarjana.
  8. Memberikan berbagai pelayanan administratif yang diperlukan untuk keperluan intern mauun ekstern Pascasarjana.
  9. Menyiapkan dan menyampaikan laoran secara berkala kepada direktur berkenaan degan tugas dan kewajiban yang menjadi tanggung jawabnya. Perencanaan dan pengelolaan anggaran keuangan.
  10. Pengurusan dan pembinaan kepegawaian dan ketatausahaan.
  11. Pengadaan dan pengelolaan perlengkapan.
  12. Pengelolaan data dan informasi bidang administrasi umum dan keuangan.
  13. Penyusunan laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.

BAGIAN AKADEMIK

  1. Menyusun program kerja, bahan dan alat perlengkapan kegiatan jadwal perkuliahan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik
  2. Mendistribusikan Jadwal Perkuliahan ke Dosen Pengempu
  3. Mengarsipkan Jadwal Perkuliahan
  4. Input Jadwal Perkuliahan ke SIAKAD
  5. Menerima dan Mengarsipkan kartu program studi (KPS) dari mahasiswa yang telah disetujui oleh pembimbing dan kaprodi
  6. Menyusun program kerja, bahan dan alat perlengkapan kegiatan daftar hadir dosen sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik.
  7. Cetak Jurnal Perkuliahan Mahasiswa
  8. Cetak Jurnal Perkuliahan Dosen
  9. Membuat dan Mengarsipkan Surat Ijin Survey, Ijin Penelitian, Keterangan Lulus Ujian-ujian, Pengembalian ke Instansi, Rekomemdasi, Pengantar ke Perpustakaan
  10. Pembuatan/Cetak Form Nilai UTS, UAS dan Nilai Perorangan Menerima, Mengarsipkan dan Mendistribusikan Berkas UTS, UAS
  11. Membuat Surat dan Mengarsipkan Permohonan Membimbing Tesis/Disertasi dan Mendistribusikan Surat Ke Dosen Pembimbing
  12. Membuat dan Mengarsipkan jadwal ujian sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik
  13. Menghubungi Dosen Penguji dan Peserta Ujian
  14. Mendistribusikan Berkas Ujian Ke Dosen Penguji.
  15. Membuat Berkas Nilai Ujian
  16. Menyiapkan Ruang Ujian (LCD, Laptop)
  17. Spanduk (Ujian Terbuka)
  18. MC (Ujian Terbuka)
  19. Memantau kegiatan jadwal ujian sesuai dengan bidang tugasnya, agar dalam pelaksanaan terdapat kesesuaian dengan rencana awal
  20. Memantau kegiatan daftar hadir dosen sesuai dengan bidang tugasnya, agar dalam pelaksanaan terdapat kesesuaian dengan rencana awal
  21. Mengendalikan program kerja kegiatan daftar hadir dosen , sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tidak terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan
  22. Mengendalikan program kerja kegiatan jadwal perkuliahan , sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tidak terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan
  23. Mengendalikan program kerja kegiatan jadwal ujian , sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tidak terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan
  24. Mengkoordinasikan dengan unit-unit terkait dan atau instansi lain dalam rangka pelaksanaannya, agar program dapat terlaksana secara terpadu untuk mencapai hasil yang optimal
  25. Mengevaluasi dan menyusun laporan kegiatan daftar hadir dosen secara berkala, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku sebagai bahan penyusunan program berikutnya
  26. Mengevaluasi dan menyusun laporan kegiatan jadwal perkuliahan secara berkala, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku sebagai bahan penyusunan program berikutnya
  27. Mengevaluasi dan menyusun laporan kegiatan jadwal ujian secara berkala, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku sebagai bahan penyusunan program berikutnya
  28. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintah atasan baik secara tertulis maupun lisan
  29. Input Nilia Matakuliah Dosen, Nilai Ujian-Ujian dan olah Data Mahasiswa Pascasarjana ke SIAKAD
  30. Operator PDDIKTI untuk Semua Jurusan di Pascasarjana
  31. Pengelola Website Pascasarjana
  32. Membuat Jadwal Kuliah
  33. Membuat/Edit Buku Pedoman Pascasarjana
  34. Membuat/Edit Renstra Pascasarjana
  35. Membuat/Edit Buku Pedoman Penulisan Tesis dan Disertasi Pascasarjana
  36. Membuat Brosur Pascasarjana
  37. Kurikulum KKNI
  38. Borang Akreditasi

BAGIAN UMUM

  1. Melayani dan membantu mahasiswa dalam hal permohonan/pengajuan dan pendistribusian surat-surat keterangan untuk keperluan mahasiswa (suratijin survey, surat ijin penelitian, surat rekomendasi pengambilan ijasah, dll)
  2. Menerima berkas pendaftaran ujian untuk program magister (ujian proposal tesis dan ujian tesis) dari semua jurusan untuk segera dapat diproses oleh bagian akademik
  3. Menerima berkas pendaftaran ujian untuk program doktor (ujian kualifikasi, ujian proposal disertasi, ujian seminar hasil disertasi, ujian disertasi pendahuluan dan ujian disertasi akhir) dari semua jurusan untuk segera dapat diproses oleh bagian akademik
  4. Menerima, mencatat, mendistribusikan dan mengarsipkan surat-surat masuk baik yang ditujukan kepada direktu rmaupun ketua-ketuajurusan
  5. Melayani legalisir bagi mahasiswa (untuk ijasah, transkrip, KHS, KTM, dll)
  6. Mengelola ATK (mengajukan kebutuhan ATK, mencatat, menata usahakan dan mendistribusikan baik kepada pimpinan, jurusan, staf maupun dosen-dosenpengajar di lingkungan pascasarjana)
  7. Membantu mempersiapkan kebutuhan konsumsi dan absensi untuk segala macam kegiatan di lingkungan pascasarjana termasuk kegiatan seminar, ujian-ujian, perkuliahan maupun untuk penerimaan tamu baik dari dalam maupun dari luar universitas; kegiatan yang berkaitan dengan penerimaan mahasiswa baru (pendaftaran maba, ujian seleksi masuk maba, orientasi maba, kuliah umum, dll)
  8. Menyiapkan dan mengajukan permohonan pengadaan barang persediaan
  9. Mengadministrasikan barang persediaan masuk dan keluar
  10. Menginput data barang persediaan masuk dan Keluar
  11. Membuat pengajua npembuatan kode referensi barang persediaan baru
  12. Melaksanakan Opname Fisik Persediaan
  13. Membuat berita acara Opname Fisik Persediaan
  14. Mengirimkan ADK persediaan dan rekonsiliasi dengan Operator Persediaan Pusat
  15. Membuat dan menyerahkan Laporan persediaan, Laporan rincian persediaan, Laporan Mutasi persediaan dan Laporan Neraca Persediaan
  16. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan pimpinan baik secara tertulis maupun lisan:
  17. Menerima dan mengecek kelengkapan berkas bebas tanggungan A1 dan A2
  18. Mecetakkan SK yudisium
  19. Melayani peminjaman dan pengembalian LCD
  20. Memeriksa kelengkapan kendaraan dinas pimpinan dengan cara mengecek rem, oli dan lampu di mesin, air radiator, air aki dan tekanan udara ban agar kendaraan dapat dikendarai dengan baik
  21. Memeriksa kelengkapan kendaraan operasional dengan cara mengecek rem, oli dan lampu di mesin, air radiator, air aki dan tekanan udara ban agar kendaraan dapat dikendarai dengan baik
  22. Memanaskan mesin kendaraan dinas pimpinan guna mengetahui kelainan mesin;
  23. Memanaskan mesin kendaraan operasional guna mengetahui kelainan mesin;
  24. Merawat kendaraan dinas pimpinan dengan cara membersihkan mesin, ruangan dalam dan luar kendaraan agar kendaraan kelihatan bersih;
  25. Merawat kendaraan operasional dengan cara membersihkan mesin, ruangan dalam dan luar kendaraan agar kendaraan kelihatan bersih;
  26. Mengemudikan kendaraan dinas pimpinan Dokumen berdasarkan tujuan danketentuan lalu lintas yang berlaku agar kendaraan dapat tiba di tujuan dengan selamat;
  27. Mengemudikan kendaraan operasional berdasarkan tujuan dan ketentuan lalu lintas yang berlaku agar kendaraan dapat tiba di tujuan dengan selamat;
  28. Memperbaiki kerusakan kecil agar kendaraan dinas pimpinan dapat beroperasional secara layak;
  29. Memperbaiki kerusakan kecil agar kendaraan operasional dapat beroperasional secara layak;
  30. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban
  31. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan pimpinan baik tertulis maupun lisan
  32. Menerima, mencatat, dan menyortir Barang inventaris sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian
  33. Menerima, mencatat, dan menyortir perlengkapan kantor sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian
  34. Menerima, mencatat, dan menyortir Kartu Inventaris Barang (KIB) sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian
  35. Menerima, mencatat, dan menyortir Kartu Inventaris Ruangan (KIR) sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian
  36. Memberi lembar pengantar pada Barang inventaris , sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian
  37. Memberi lembar pengantar pada perlengkapan kantor , sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian
  38. Memberi lembar pengantar pada Kartu Inventaris Barang (KIB) , sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian
  39. Memberi lembar pengantar pada Kartu Inventaris Ruangan (KIR) , sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian
  40. Mengelompokkan surat atau dokumen Barang inventaris menurut jenis dan sifatnya, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pendistribusian
  41. Mengelompokkan surat atau dokumen perlengkapan kantor menurut jenis dan sifatnya, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pendistribusian
  42. Mengelompokkan surat atau dokumen Kartu Inventaris Barang (KIB) menurut jenis dan sifatnya, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pendistribusian
  43. Mengelompokkan surat atau dokumen Kartu Inventaris Ruangan (KIR) menurut jenis dan sifatnya, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pendistribusian
  44. Mendokumentasikan Barang inventaris sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi
  45. Mendokumentasikan perlengkapan kantor sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi
  46. Mendokumentasikan Kartu Inventaris Barang (KIB) sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi
  47. Mendokumentasikan Kartu Inventaris Ruangan (KIR) sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi
  48. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik tertulis maupun lisan.

BAGIAN KEUANGAN

  1. Mempelajari pedoman POK (Petunjuk Operasional Kegiatan) terkait dengan keluarnya anggaran
  2. Mempelajari petujuk peraturan terkait dengan keluarnya Anggaran
  3. Mengumpulkan dan memeriksa nota tagihan terkait dengan keluarnya anggaran
  4. Meneliti dan menganalisa nota tagihan sesuai dengan petunjuk terkit dengan keluarnya anggaran
  5. Mengolah nota tagihan dan menyajikan dalam bentuk laporan pertanggungjawaban
  6. Menyusun dan merekapitulasi nota tagihan terkait dengan keluarnya anggaran
  7. Mencatat permasalahan dan melaporkan kepada atasan terkait dengan keluarnya anggaran
  8. Koordinasi dengan Staf administrasi yang berkaitan dengan keluarnya anggaran
  9. Memintakan pengesahkan kepada PPK terkait dengan keluaranya anggaran
  10. Membuat, Memintakan Pengesahan PPK dan membayar SPBy (Surat Perintah Bayar)
  11. Membuat kuitansi daftar Penerimaan
  12. Membuat daftar nominatif penerimaan
  13. Membuat daftar penerimaan para penerima
  14. Membuat daftar penerimaan melalaui Bank dan merekap daftar rekening
  15. Melakukan Pembayaran (transfer) melalui Pihak Bank
  16. Mengesahkan nota tagihan yang besumber dari uang persediaan
  17. Menggandakan berkas nota tagihan beserta data dukung sesuai dengan petunjuk laporan pertanggung jawaban
  18. Melaporkan berkas nota tagihan berupa Laporan pertanggungjawaban kepada kantor pusat
  19. Memungut pajak (penerimaan Negara)
  20. Membayar pajak (penerimaan Negara) berupa biling Pajak
  21. Melaporkan penerimaan negara (Biling pajak ) kepada bag Pelaporan Pajak Kantor Pusat
  22. Memvalidasikan Pajak (Pengesahan ) (Penerimaan Negara kepada KPPN Kota Malang) yang bersumber NON PNBP
  23. Melaporkan Validasi pajak kepada Bendahara Pengeluaran kantor Pusat
  24. Mencatat dan membukukan semua transaksi terkait dengan keluaranya anggaran di BKU
  25. Mencatat dan membukukan semua transaksi terkait dengan keluaranya anggaran di Buku Pembantu
  26. Mencatat dan membukukan semua transaksi LS terkait dengan keluaranya anggaran Di Buku Langsung (LS)
  27. Mencatat dan membukukan semua transaksi UP terkait dengan keluaranya anggaran di Buku Uang persediaan
  28. Mencatat dan membukukan transksi Pajak terkait dengan keluaranya anggaran di Buku perpajakan
  29. Mencatat dan membukukan semu transaksi terkait dengan keluaranya anggaran di Buku LPJ
  30. Mencatat dan membukukan semua transaksi terkait dengan keluaranya anggaran di berita acara
  31. Mencatat dan membukukan semua transaksi terkait dengan keluaranya anggaran di buku Pengawasan Anggaran
  32. Membuat draf laporan Surat pertanggungjawaban berupa SPTB yang mengakibatkan keluarnya anggaran
Scroll to Top